Huishoudelijke reglementen Oudervereniging KSG De Breul
Begripsbepalingen
Artikel 1
In dit huishoudelijk reglement worden de begripsbepalingen toegepast zoals genoemd in artikel 1 van de statuten van de Oudervereniging de Breul en:
o. jaarlaag: alle gelijk genummerde klassen onafhankelijk van de afdeling op de Breul.
p. leerjaar: de periode tussen aanvang van de lessen en einde van de lessen in een studiejaar, gewoonlijk de periode tussen augustus/september en juni/juli van het daaropvolgende jaar.
Leden
Artikel 2
Alle ouders van kinderen waarvan een leerling is ingeschreven in De Breul zijn lid van de Oudervereniging De Breul. Een ouder die het lidmaatschap van de Oudervereniging De Breul niet op prijs stelt kan dit kenbaar maken aan de administratie van De Breul. Zodra een leerling wordt uitgeschreven houdt het lidmaatschap van de oudervereniging van de ouders van die leerling op, tenzij nog een kind als leerling is ingeschreven. De administratie van De Breul is bepalend voor wie lid is van de Oudervereniging.
Artikel 3
Een lid van de vereniging kan zijn lidmaatschap met onmiddellijke ingang opzeggen binnen een maand nadat een besluit, waarbij zijn rechten zijn beperkt of zijn verplichtingen zijn verzwaard, hem is bekend geworden of medegedeeld. Het besluit is alsdan niet op hem van toepassing.
De jaarkringen
Artikel 4
De leden van de vereniging die een leerling in de eerste jaarlaag hebben (brugklas), kiezen aan het begin van het leerjaar, per klas, een afvaardiging van twee tot maximaal drie ouders als afvaardiging naar de eerste jaarkring. Indien meer dan drie ouders zich kandidaat stellen wordt door de aanwezige ouders in de klas gestemd. De ouders die de meeste stemmen krijgen zijn gekozen als vertegenwoordigers van die klas in de eerste jaarkring. Bij gelijke stemmen bepaalt het lot. Indien drie of minder ouders zich aanmelden worden zij automatisch lid van de eerste jaarkring. De door een klas afgevaardigde ouders hebben zitting in de eerste jaarkring zonder last of ruggespraak met de ouders uit de klas die ze vertegenwoordigen.
Artikel 5
Ouders van ingeschreven leerlingen, in de jaarlagen 2 tot 6, kunnen zich als kandidaat lid van de betreffende jaarkring aanmelden bij de stuurgroep van de jaarkring. De stuurgroep van de jaarkring kan de kandidaat voordragen als jaarkringlid, als het aantal ouders dat de betreffende klas vertegenwoordigt kleiner is dan 3. In de jaarkring stemmen de ouders over toelating van de kandidaat.
Artikel 6
De jaarkringen, die de verschillende klassen van een jaarlaag of combinatie daarvan vertegenwoordigen, zijn in drie groepen verdeeld:
a) de eerste jaarlaag correspondeert met de eerste jaarkring,
b) het tweede en het derde jaarlaag gezamenlijk corresponderen met de gecombineerde tweede en derde jaarkring en
c) het vierde, het vijfde en het zesde jaarlaag gezamenlijk corresponderen met de koepelkring.
De jaarkringen handelen in overeenstemming met de statuten van de Oudervereniging, op de jaarkringen zijn in het bijzonder de artikelen 18 lid 2 en lid 3 van toepassing.
Artikel 7
De Jaarkringen vergaderen 6 maal per jaar. De vergaderingen worden gehouden in De Breul. Bij de vergadering is altijd een lid van de schoolleiding aanwezig, gewoonlijk de conrector van de betreffende jaarlaag.
Artikel 8
De ouders van de eerste jaarkring gaan over naar de gecombineerde tweede/derde jaarkring, de ouders van de gecombineerde tweede/derde jaarkring gaan over naar de koepelkring, samen met de overgang van hun kinderen naar een corresponderende jaarlaag.
Artikel 9
Ouders kunnen alleen zitting hebben in een jaarkring zolang ze lid zijn van de oudervereniging en voldoen aan de voorwaarden gesteld in artikel 2.
Artikel 10
Een jaarkring kiest aan het begin van ieder leerjaar, voor de duur van één leerjaar, uit zijn midden een voorzitter, een vice-voorzitter, een secretaris/notulist en twee leden die gezamenlijk de stuurgroep van de jaarkring vormen.
Artikel 11
De agenda van de jaarkring wordt opgesteld door de stuurgroep en een vertegenwoordiger van de schoolleiding.
Artikel 12
Jaarkring Werkgroepen worden door de stuurgroep of op verzoek van een meerderheid van de stemgerechtigde jaarkringleden ingesteld. De werkgroepen zullen van de opzet van het werkplan en van de voortgang van hun werkzaamheden periodiek verslag doen aan de jaarkring.
Artikel 13
De voorzitter van de jaarkring leidt de vergaderingen van de jaarkring, bij zijn ontstentenis leidt de vice-voorzitter de vergaderingen. Deze handelt overeenkomstig vorengenoemde.
De voorzitter van de jaarkring tekent samen met de secretaris de notulen, nadat deze door de leden van de jaarkring zijn vastgesteld.
Artikel 14
De secretaris van de jaarkring maakt de notulen van de vergaderingen en verzorgt de verzending van de agenda en notulen. De agenda en notulen worden tenminste 7 dagen voor de datum van de vergadering (via de administratie van De Breul) verzonden naar de leden van de jaarkring, de voorzitters van de andere jaarkringen en de voorzitter van het BOV. De secretaris houdt de ledenlijst van de jaarkring, en de ledenlijsten van de werkgroepen bij en stuurt een kopie van de lijsten naar de administratie van De Breul. De secretaris bewaart het archief en draagt dit over aan zijn of haar opvolger. Het archief bevat tenminste alle agenda's en notulen van vergaderingen, ingekomen stukken en correspondentie van de betreffende jaarkring. Archiefstukken worden tenminste 20 jaar bewaard.
Het BOV
Artikel 15
Verkiezingen van nieuwe leden van het BOV vinden plaats op de eerste jaarkringvergadering na de aanvang van het nieuwe schooljaar uit de leden van de jaarkringen. Het zittende BOV stelt uiterlijk twee weken voor de datum van de verkiezingen de voorzitters van de jaarkringen van de komende verkiezingen schriftelijk op de hoogte waarbij het aantal vacatures per jaarkring door het BOV wordt aangegeven. De jaarkringen kiezen de nieuwe leden van het BOV. Daarnaast kan aanvulling van het BOV plaats vinden op grond van de statuten. Het BOV handelt in overeenstemming met de statuten van de Oudervereniging, en van de Stichting.
Artikel 16
Ingevolge artikel 9 van de statuten van de Oudervereniging heeft een lid van het BOV zitting voor een periode van zes jaar. Na iedere samenstelling van het BOV stelt het bestuur een rooster op van de leden die in volgorde van jaren voor aftreden in aanmerking komen. Ieder lid is na aftreden herkiesbaar. Ouders kunnen alleen zitting hebben in het BOV zolang ze lid zijn van de oudervereniging en voldoen aan de voorwaarden gesteld in artikel 2.
Artikel 17
De vergaderdata en tijdstip van aanvang van de vergaderingen van de jaarkringen en het BOV worden jaarlijks vastgesteld door de voorzitter van het Bestuur van de Oudervereniging in overleg met de schoolleiding. Het BOV vergadert 6 maal per jaar, een meerderheid van de BOV leden kan beslissen het vergaderschema aan te passen of extra vergaderingen in te lassen. De vergaderingen van het BOV vinden op De Breul plaats. De vergaderingen worden steeds bijgewoond door de rector of bij zijn afwezigheid door een ander lid van de schoolleiding.
Artikel 18
Ingevolge artikel 15 van de statuten bestaat het dagelijks bestuur van het BOV uit een voorzitter, een vice-voorziter, een secretaris, een vice-secretaris en een ander lid. Dit laatste lid van het dagelijks bestuur zal optreden als vertegenwoordiger van de Oudervereniging naar het NKO.
Artikel 19
Leden van het BOV worden bij verhindering geacht de voorzitter of een van de andere leden van het dagelijks bestuur daarvan tijdig voor de vergadering in kennis te stellen. Indien een lid van het BOV drie maal achtereenvolgens zonder bericht van verhindering afwezig is bij een vergadering, wordt dat lid geacht te hebben bedankt voor het lidmaatschap van het BOV. De secretaris zal dan de ledenlijst aanpassen.
Artikel 20
Werkgroepen als bedoeld in de statuten worden door het bestuur ingesteld op eigen initiatief dan wel op verzoek van een meerderheid van de stemgerechtigden aanwezig in de ledenvergadering. De werkgroepen zullen van de opzet van het werkplan en van de voortgang van hun werkzaamheden periodiek verslag doen aan respectievelijk het BOV, of het dagelijks bestuur BOV, die voor deze werkzaamheden de uiteindelijke verantwoordelijkheid dragen. Financiële bijdragen kunnen alleen in overleg met de rector tot stand komen.
Artikel 21
De voorzitter van het BOV leidt de vergaderingen van het BOV en de ledenvergaderingen, bij zijn ontstentenis leidt de vice-voorzitter de vergaderingen en handelt overeenkomstig vorengenoemde.
De voorzitter stelt de agenda op in overleg met het dagelijks bestuur.
De voorzitter tekent samen met de secretaris de notulen nadat deze door de leden of het BOV zijn vastgesteld.
De voorzitter draagt zorg voor de naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement. De voorzitter stelt het jaarverslag op samen met de secretaris.
De voorzitter schrijft de Jaarvergadering van de Oudervereniging uit in overleg met en namens het BOV.
Artikel 22
De secretaris van het BOV schrijft de notulen van de vergaderingen en verzorgt de verzending van de agenda en notulen. Het BOV kan beslissen om een (externe) notulist aan te stellen, de notulist overlegt de notulen binnen 14 dagen na een vergadering aan de secretaris.
De agenda, de notulen en verdere bijbehorende stukken worden per brief (door de administratie van De Breul) tenminste 7 dagen voor de datum van de vergadering verzonden aan alle deelnemers van de BOV vergadering.
Aan het begin van elke vergadering worden de leden van het BOV in de gelegenheid gesteld aanvullingen op of wijzigingen van de agenda voor te stellen, waarna deze wordt vastgesteld.
De secretaris verzorgt alle correspondentie, voor zover deze niet is opgedragen aan een ander bestuurslid.
De secretaris legt het concept jaarverslag ter goedkeuring voor aan het BOV, tenminste een BOV vergadering voor de Jaarvergadering.
De secretaris houdt de lijst van leden van het bestuur en werkgroepen bij. Mutaties worden schriftelijk meegedeeld aan de schooladministratie, de schoolleiding, het stichtingsbestuur en de medezeggenschapsraad.
De secretaris bewaart het archief en draagt dit over aan zijn of haar opvolger. Het archief bevat tenminste alle agenda's en notulen van vergaderingen, ingekomen stukken en correspondentie van het BOV en de jaarvergaderingen. Archiefstukken worden tenminste 20 jaar bewaard.
Bij ontstentenis van de secretaris handelt de vice-secretaris overeenkomstig vorengenoemde.
Artikel 23
Onverminderd de aansprakelijkheid van de overige leden van het dagelijks bestuur van de BOV berust in het bijzonder bij de voorzitter en de secretaris de verantwoordelijkheid voor de opstelling en tijdige verzending van alle daarvoor in aanmerking komende stukken aan de leden van de vereniging en het stichtingsbestuur.
Stemmingen
Artikel 24
De ledenvergadering, de jaarkringen, het BOV en het dagelijks bestuur nemen in overeenstemming met artikel 20 van de statuten in vergadering besluiten bij volstrekte meerderheid van uitgebrachte stemmen, voor zover bij deze statuten en het huishoudelijk reglement niet anders is bepaald.
Stemming over zaken geschiedt als regel mondeling.
Stemming over personen geschiedt schriftelijk.
Stemming bij acclamatie is mogelijk, wanneer niemand van de stemgerechtigde aanwezigen zich daartegen verzet.
Blanco stemmen worden als niet uitgebracht beschouwd.
2 Voor het geval bij verkiezing van personen niemand de volstrekte meerderheid verkrijgt, wordt geloot tussen die personen, die het grootste aantal stemmen op zich hebben verenigd. Indien meerdere personen evenveel stemmen op zich verenigen, zal door loting worden beslist.
3 In de vergadering benoemt de voorzitter in geval van schriftelijke stemming staande de vergadering een stembureau van tenminste twee personen met als taak de stemmen te tellen.
4 De jaarkringen, het BOV en het dagelijks bestuur kunnen geen besluiten nemen indien niet meer dan de helft van het aantal in functie zijnde leden van de jaarkringen, het BOV of het dagelijks bestuur ter vergadering aanwezig is.
Slotbepaling
Artikel 25
Ingevolge artikel 22 van de statuten stelt het BOV het huishoudelijk reglement op dat vastgesteld dient te worden door de ledenvergadering. Ook wijzigingen in het huishoudelijk reglement behoeven steeds de goedkeuring van de ledenvergadering.